inexogy automatisiert über 650 Eingangsrechnungen pro Monat mit QUERSHIFT
Trotz E-Rechnungspflicht erreichen inexogy weiterhin zahlreiche Eingangsrechnungen in unterschiedlichen Formaten, per PDF, E-Mail, Post sowie zunehmend auch als strukturierte Rechnungsdaten. Die manuelle Verarbeitung band erhebliche Kapazitäten in der Finanzbuchhaltung.
Mit dem QUERSHIFT FinanceHub automatisiert inexogy heute den gesamten Rechnungseingang: von der Datenerfassung über die Prüfung bis zur Übergabe ins ERP-System.
90 %
Zeitersparnis in der Rechnungsverarbeitung
650+
Automatisierte Rechnungen pro Monat
98 %
ohne Korrekturbedarf
Ausgangssituation
inexogy verarbeitet monatlich eine hohe Anzahl eingehender Rechnungen. Viele davon kommen weiterhin als PDF, per E-Mail oder per Post ins Unternehmen. Jede Rechnung musste bisher manuell geprüft, ausgelesen und in das ERP-System übertragen werden.
Bestehende OCR-Lösungen konnten die Anforderungen im operativen Alltag nicht zuverlässig abbilden. Insbesondere unterschiedliche Layouts, fehlende Struktur, variierende Rechnungsformate und energiewirtschaftliche Besonderheiten führten dazu, dass die Finanzbuchhaltung weiterhin stark manuell arbeiten musste.
In der Praxis waren zwei Mitarbeitende primär damit beschäftigt, Rechnungsdaten händisch zu erfassen und ins ERP-System einzutippen. Das verursachte hohen Bearbeitungsaufwand, verlangsamte den Prozess und band Kapazitäten, die eigentlich für Prüfung, Klärung und Steuerung benötigt wurden.
Lösung
Mit dem Modul Rechnungsverarbeitung im QUERSHIFT FinanceHub wurde der Eingang von Rechnungen bei inexogy automatisiert.
Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, ausgelesen und strukturiert verarbeitet. Das gilt unabhängig davon, ob sie als PDF, XRechnung, ZUGFeRD-Datei oder in weiteren Formaten wie EDIFACT vorliegen. Das KI-System extrahiert alle relevanten Rechnungsdaten, prüft sie gegen erforderliche Pflichtangaben und bereitet sie für die weitere Verarbeitung im ERP-System vor.
Dabei lernt das System kontinuierlich aus vorherigen Rechnungen und wiederkehrenden Lieferantenstrukturen. Statt Rechnungen manuell zu erfassen, übernehmen die Mitarbeitenden heute vor allem Prüfung, Freigabe und Klärung von Ausnahmen.
Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung automatisch an das ERP-System übergeben und dort hinterlegt. Der gesamte Prozess ist nachvollziehbar dokumentiert, von der Erfassung über die Prüfung bis zur Übergabe.
Ergebnis
Heute laufen die Eingangsrechnungen bei inexogy vollständig über QUERSHIFT. Mehr als 650 Rechnungen pro Monat werden automatisiert verarbeitet.
Der manuelle Aufwand in der Rechnungsverarbeitung wurde um über 90 Prozent reduziert. 98 Prozent der Rechnungen werden ohne Korrekturbedarf verarbeitet. Dadurch gewinnt die Finanzbuchhaltung deutlich mehr Zeit für Kontrolle, Klärung und wertschöpfende Aufgaben, statt Rechnungsdaten manuell zu übertragen.
QUERSHIFT schafft damit eine skalierbare Grundlage für eine moderne Rechnungsverarbeitung in der Energiewirtschaft: schneller, transparenter und deutlich weniger manuell.
„QUERSHIFT kombiniert außergewöhnliche Umsetzungsgeschwindigkeit mit tiefem Verständnis für Künstliche Intelligenz und energiewirtschaftliche Prozesse. Dadurch reduzieren wir manuelle Arbeitsschritte spürbar und schaffen deutlich effizientere Abläufe."
Maximilian Bünn
Director of Finance · inexogy
Ähnliche Ergebnisse für Ihr Unternehmen?
Sprechen Sie mit uns über Ihre Finanzprozesse in der Energiewirtschaft.
Demo buchen